Digitaal verwerken facturen komt eraan

Foto:

BEUNINGEN, 21 januari 2013 – Binnenkort gaat de gemeente Beuningen geheel over naar het digitaal verwerken van facturen.De facturen worden dan niet meer verspreid over de diverse afdelingen maar worden centraal geregistreerd en digitaal beschikbaar gesteld aan de afdelingen.

BEUNINGEN, 21 januari 2013 – Binnenkort gaat de gemeente Beuningen geheel over naar het digitaal verwerken van facturen.

De facturen worden dan niet meer verspreid over de diverse afdelingen maar worden centraal geregistreerd en digitaal beschikbaar gesteld aan de afdelingen.

 

Tot nog toe komen de facturen van de gemeente Beuningen binnen op verschillende afdelingen en vindt er geen centrale registratie plaats. Omdat niet centraal geregistreerd is dat de factuur binnengekomen is en naar wie die toe is gegaan, was een factuur somst lastig te traceren als er vraag naar was. De gemeente ziet een snellere betaling als een tweede voordeel van de digitale verwerking. Binnen de betalingscondities betalen kan financieel voordeel opleveren.

Om naar de nieuwe werkwijze over te gaan moet binnen de gemeente ook bevoegdheden aangepast worden. Het systeem kan niet omgaan met de huidige werkwijze waarbij één factuur door drie personen (Hoofd afdeling, budgethouder en coördinator) gefiatteerd dient te worden. Om de taken van het hoofd van de afdeling Openbare Ruimte te verlichten wordt zijn budgetbevoegdheid aan de Coördinator Beheer en Toezicht (een organisatieonderdeel van Afdeling openbare ruimte) overgedragen. Met de twee overgebleven personen die de factuur nu dienen te fiateren kan het systeem wel omgaan.

 

Gerelateerd bericht: Beuningen gaat inkoopfacturen scannen